Charges locatives : ce qui est récupérable ou non

7 min de lecture

Les charges locatives récupérables sont les seules dépenses que le propriétaire peut refacturer à son locataire en plus du loyer. Pour un logement loué nu ou meublé en résidence principale, leur liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 et elle est limitative : ce qui n’y figure pas reste à la charge du bailleur. En pratique, le locataire paie ce qui correspond à l’usage courant de l’immeuble (eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, taxe d’ordures ménagères), tandis que le propriétaire garde les grosses réparations, la taxe foncière, l’assurance de l’immeuble et les frais de gestion.

• Récupérable : eau, chauffage et eau chaude collectifs, électricité et ménage des parties communes, entretien courant de l’ascenseur, espaces verts, taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
• Non récupérable : taxe foncière, honoraires du syndic, frais de gestion locative, assurance propriétaire, gros travaux et remplacement d’équipements.
• Règle clé : la liste du décret de 1987 est limitative, une dépense absente de cette liste ne peut pas être imputée au locataire.
• Contrôle : le locataire peut consulter les justificatifs pendant six mois après l’envoi du décompte annuel.

Charges locatives récupérables : le cadre légal à connaître

Deux textes structurent le sujet. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 pose le principe : les charges récupérables sont exigibles en contrepartie des services rendus liés à l’usage des éléments de la chose louée, des dépenses d’entretien courant et des menues réparations des parties communes, ainsi que de certaines taxes. Le décret du 26 août 1987 traduit ce principe en une liste précise, classée par postes.

Le mot important est « limitative ». Les tribunaux refusent régulièrement qu’un bailleur ajoute une dépense parce qu’elle lui semble liée à l’occupation. Une clause du bail qui prévoirait de refacturer la taxe foncière ou les honoraires du syndic serait réputée non écrite, même signée par le locataire.

Ce cadre vaut pour les locations vides et pour les meublés loués à titre de résidence principale. Le bail commercial obéit à d’autres règles, et le logement social relève d’un texte voisin, mais la logique reste comparable : séparer ce qui profite à l’occupant de ce qui valorise le patrimoine du propriétaire.

La liste des charges récupérables poste par poste

Le décret regroupe les dépenses en huit grandes rubriques. Voici ce qu’elles couvrent concrètement dans un immeuble d’habitation.

• Ascenseurs et monte-charges : électricité, exploitation, menues réparations, visites d’entretien courant. Les réparations lourdes et la modernisation imposée par la réglementation ne passent pas.
• Eau froide, eau chaude et chauffage collectif : consommation d’eau des parties communes et des logements, combustible ou énergie de la chaudière collective, entretien courant de l’installation, relevé des compteurs.
• Installations individuelles : dépenses d’énergie et d’entretien courant de certains équipements individuels lorsque le bailleur les a pris en charge.
• Parties communes intérieures : électricité des couloirs et de la cage d’escalier, produits d’entretien, ampoules, entretien de la minuterie et des tapis.
• Espaces extérieurs : entretien des allées, des aires de stationnement, des espaces verts et des aires de jeux, y compris le remplacement d’arbustes et l’achat de produits.
• Hygiène : sacs et bacs à ordures, désinsectisation des parties communes, entretien des vide-ordures.
• Équipements divers : entretien de la ventilation mécanique, de l’antenne collective ou du réseau câblé.
• Impositions et redevances : taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d’assainissement.

Le personnel mérite un point à part. Le salaire d’un gardien ou d’un concierge n’est récupérable que partiellement : 75 % s’il assure à la fois l’entretien des parties communes et la sortie des poubelles, 40 % s’il n’effectue qu’une de ces deux tâches. Pour un employé d’immeuble chargé de ces missions, la récupération porte sur la rémunération et les charges sociales correspondantes, hors tâches administratives ou de surveillance confiées par le syndic.

Ce qui n’est pas récupérable sur le locataire

Tout ce qui relève de la propriété elle-même, de l’amélioration du bien ou de sa gestion reste au bailleur. Les cas qui reviennent le plus dans les litiges sont les suivants :

• la taxe foncière, impôt du propriétaire par nature ;
• les honoraires du syndic et les frais de tenue de la copropriété ;
• les frais d’une agence ou d’un administrateur de biens pour la gestion du bail ;
• l’assurance de l’immeuble et l’assurance propriétaire non occupant ;
• les gros travaux : ravalement, toiture, remplacement de la chaudière collective, réfection de l’ascenseur ;
• les frais de procédure, de relance ou de contentieux engagés par le bailleur ;
• les frais d’établissement de la quittance, qui doit être remise gratuitement.

Un piège fréquent concerne la taxe d’ordures ménagères. Elle est bien récupérable, mais l’avis de taxe foncière inclut des frais de gestion prélevés par l’administration fiscale sur cette taxe. Ces frais restent dus par le propriétaire, et seul le montant net de la TEOM peut figurer dans le décompte.

Tableau comparatif des dépenses récupérables ou non

Pour vérifier rapidement un appel de charges, ce tableau confronte les postes que l’on retrouve sur la plupart des relevés de copropriété.

Dépense	Imputable au locataire ?	Précision
Eau froide et eau chaude	Oui	Selon compteurs ou clé de répartition
Chauffage collectif	Oui	Énergie et entretien courant, pas le remplacement
Électricité des parties communes	Oui	Éclairage, minuterie, ascenseur
Contrat d’entretien de l’ascenseur	Partiellement	Hors part dédiée aux grosses réparations
Salaire du gardien	Partiellement	75 % ou 40 % selon les tâches
Taxe d’enlèvement des ordures ménagères	Oui	Sans les frais de gestion fiscale
Taxe foncière	Non	Impôt du propriétaire
Honoraires du syndic	Non	Frais d’administration de la copropriété
Assurance de l’immeuble	Non	Protège le patrimoine du bailleur
Ravalement de façade	Non	Gros travaux de conservation

Entretien du logement : charges locatives ou réparations locatives ?

Beaucoup de locataires confondent les deux notions. Les charges récupérables sont avancées par le propriétaire puis refacturées. Les réparations locatives, listées par un autre texte (le décret n° 87-712), sont directement à la charge de l’occupant, qui les paie lui-même à l’artisan.

L’entretien annuel d’une chaudière individuelle au gaz, le ramonage d’un conduit de cheminée, le remplacement des joints de robinetterie ou le débouchage d’un évier entrent dans cette seconde catégorie. Le locataire doit pouvoir présenter l’attestation d’entretien de sa chaudière, mais le bailleur n’a pas à l’inclure dans ses provisions. À l’inverse, une panne due à la vétusté ou à un défaut de l’appareil relève du propriétaire.

Provisions et régularisation annuelle des charges locatives

Les charges sont le plus souvent payées par provisions mensuelles avec le loyer, puis ajustées une fois par an. Au moins un mois avant cette régularisation, le bailleur doit communiquer un décompte par nature de charges et, en copropriété, le mode de répartition entre les lots. Les pièces justificatives (factures, contrats, relevés) restent consultables pendant six mois après cet envoi, y compris par voie dématérialisée.

Si les provisions versées dépassent les dépenses réelles, le trop-perçu est remboursé. Dans le cas contraire, le locataire règle le complément. Lorsque la régularisation n’intervient pas avant la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité, il peut demander un paiement échelonné sur douze mois.

Le propriétaire dispose de trois ans pour réclamer des charges impayées, et le locataire du même délai pour obtenir la restitution de sommes indûment versées. Un forfait de charges, sans régularisation, n’est admis qu’en location meublée ou en colocation à bail unique : son montant doit alors rester raisonnable au regard des dépenses réelles.

Contester un décompte de charges locatives

Avant toute démarche, comparez chaque ligne du décompte avec la liste du décret. Une erreur fréquente consiste à reprendre tel quel le relevé du syndic, qui mélange dépenses récupérables et non récupérables. Le bailleur doit faire lui-même ce tri.

1. Demandez par écrit l’accès aux justificatifs et le détail de la clé de répartition.
2. Signalez les postes contestés en citant la rubrique du décret concernée, ou son absence.
3. À défaut d’accord amiable, saisissez gratuitement la commission départementale de conciliation de votre département.
4. En dernier recours, le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire peut trancher le litige.

Chaque situation dépend du bail, de la copropriété et des pièces fournies. En cas de doute sur un montant important, l’avis d’une association de locataires, d’une ADIL ou d’un professionnel du droit permet de sécuriser la démarche.

La taxe foncière peut-elle être refacturée au locataire ?

Non. Elle ne figure pas dans la liste du décret de 1987, et une clause du bail prévoyant le contraire serait sans effet. Seule la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui apparaît sur le même avis, peut être répercutée, sans ses frais de gestion.

Le locataire doit-il payer les honoraires du syndic de copropriété ?

Ces honoraires rémunèrent l’administration de l’immeuble au profit des copropriétaires. Ils restent donc entièrement à la charge du bailleur, tout comme les frais d’assemblée générale ou de tenue des comptes.

Jusqu’à quand un propriétaire peut-il réclamer un rappel de charges ?

Le délai de prescription est de trois ans à compter de la date où la somme pouvait être réclamée. Au-delà, le locataire peut refuser de payer. Une régularisation tardive ouvre aussi droit à un étalement sur douze mois.

Le remplacement d’un ascenseur entre-t-il dans les charges récupérables ?

Non. Seuls l’électricité, l’exploitation, l’entretien courant et les menues réparations de l’appareil sont récupérables. Son remplacement ou sa mise aux normes constitue un investissement du propriétaire.

En location meublée, la liste des charges est-elle différente ?

Pour un meublé loué en résidence principale, la même liste s’applique. La différence tient au mode de paiement : le bail peut prévoir un forfait de charges fixe, sans régularisation, à condition qu’il ne soit pas manifestement disproportionné.

L’auteur

Pierre-Yves Mathieu

Juriste en droit immobilier

Je relis des baux et des compromis toute la semaine et je vois toujours les mêmes clauses bâclées. Je vulgarise ici les règles applicables sans jargon, pour que chacun sache ce qu’il signe.

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